中国建设银行海外代表处财务管理办法（试行）
建设银行
中国建设银行海外代表处财务管理办法（试行）
建设银行
第一章 总 则
第一条 为了加强对海外代表处的财务管理，特制定本办法。
第二条 海外代表处的财务管理包括经费管理和固定资产管理。海外代表处的帐务核算原则是海外代表处与总行国际业务部共同进行各项费用支出的帐务核算。具体操作方法是海外代表处负责日常的往来帐核算，按月报送各种规定报表，总行国际业务部根据海外代表处报表进行各项海
外费用支出及固定资产的明细核算，并汇总编制国际业务部统一的会计报表。
第二章 经费管理
第三条 经费开支范围
根据总行外汇会计制度，海外代表处经费开支范围包括费用支出和其他支出两大类，费用支出包括业务宣传费、公杂费、旅差费、外事费、印刷费、邮电费、修理费、工资、低值易耗品摊销费、律师费、审计公证签证费、房租水电租费、保险费、租赁费、税金、其他费用等16项，其
他支出包括违约金及罚款等。各费用项目的核算内容如下：
业务宣传费：填报宣传建行业务方面支出的费用；
公杂费：分项填报报刊订阅费、小费、办公用品购置费；
旅差费：填报因公务在代表处所在城市支出的市内交通费和从海外代表处所在城市到驻在国其他城市、回国往返、去第三国公出的交通、住宿等费用（不含因私事外出的交通费）；
外事费：填报外事接待费用支出和礼品支出；
印刷费：填报各种文件、印刷品的印刷费、运杂费等项费用；
邮电费：填报电话、电传、国际函件等支付费用；
修理费：填报固定资产修理中发生的费用；
工资：分项填报外派人员基本工资、外派人员各项津贴、当地雇员工资、临时佣工支出及其他工资性的支出；
低值易耗品摊销费：填报领用低值易耗品摊销的费用；
律师费：填报聘请律师支付的费用；
审计公证签证费：填报因审计、评级、公证、调查等业务聘请会计师、资信调查公司、评估公司等支付的费用；
房租水电费：填报所支付的办公室及住所的租金和办公室的水、电、暖、气等项费用（不含住所）；
保险费：填报海外代表处及外派人员在当地的各项保险费及按规定可列支的外派人员零星医药费；
租赁费：填报租赁汽车、办公设备、数据传输终端机等支付的租赁费；
税金：填报海外代表处及外派人员在所在地缴纳的各项税款；
其他费用：填报所列各项费用项目以外的其他费用支出。
其他支出项下：
违约金及罚款：填报海外代表处发生的违约金与罚款。
第四条 计划、审批权限与拨付
各海外代表处应于每年1月15日之前将本年经费计划上报总行国际业务部海外处，该经费计划应列明各项费用开支预算。总行国际业务部海外处报经国际部分管总经理批准后于每年1月预拨部分经费。各海外代表处经费计划经总行分管行长批准后，由总行国际部拨付其余经费（经费
计划表参照“经费收支月报表”格式）。在执行中，因特殊需要，经费开支超过年初计划时，应提前向总行国际部提交经费追加报告。如追加的费用是租赁费，或者是追加额超过2000美元的其他任何费用，总行国际部报经分管行长批准后予以增拨。其他费用的增拨，则由总行国际部根
据情况审核后，调整计划，增拨经费。
海外代表处的经费由总行通过“预拨费用”（外汇会计科目代号4510）科目核算，按海外代表处设户，每个代表处分别设置“日常费用”和“固定费用”两个户，经费拨付时，借记“预拨费用——××代表处日常费用”科目。
第五条 支出与核销
海外代表处日常经费支出由各机构负责人批准支付，并由经手人和批准人在各项支出的原始单据背面双签。海外代表处不设专职会计与完整帐簿，但日常设专人（兼职）登记银行往来帐与现金日记帐，月末按费用支出项目分类装订原始单据，并加具月结单封面（月结单格式附后），按
照月结单金额填报“经费收支月报表”。
总行国际部海外处收到各海外代表处“经费收支月报表”，经审核并经部领导批准后，由国际部财会处做为原始凭证，借记“营业费用——外事费”，贷记“预拨费用——××代表处日常费用”。
第三章 固定资产管理
第六条 固定资产管理范围
海外代表处固定资产包括金额在300美元以上，使用年限在2年以上的下列项目：
房屋：包括办公用房与外派人员居住用房；
购置房屋附属设备：包括桌、椅、床、柜；
汽车：包括新车与二手车；
办公设备：包括计算机及其外部设备、传真机、复印机、电传机、打字机、电话机系统等；
贵重物品：包括电视机、音响设备、录像机等。
第七条 审批与购置
海外代表处购置房屋、汽车及其他单位价值在2000美元以上的固定资产，需事先向总行国际部上报采购计划，经总行分管行长或总行党组批准后，由各海外代表处根据审核批准的计划购置。其他固定资产由各海外代表处根据总行批复的年度经费计划进行购置。
海外代表处购进固定资产后，在当季“固定资产季报表”中反映购进价格与日期，并将购进发票与有关费用凭证复印件做为当季固定资产季报表附件，一同上报总行国际部，总行国际部收到海外代表处“固定资产季报表”及发票复印件后，经部领导签批后，建立固定资产卡片帐，借记
“预拨费用——××代表处固定费用”，贷记“预拨费用——××代表处日常费用”。
第八条 管理与折旧
各海外代表处负责所购进固定资产的管理和维护，并按季向总行国际部报送“海外代表处固定资产季报表”，反映在用固定资产的名称、数量和购进原值。
总行国际业务部根据“海外机构固定资产季报表”计算应摊销金额，计入当季成本，借记“营业费用——外事费”，贷记“预拨费用——××代表外固定费用”。
第九条 报废及清理
海外代表处固定资产发生报废，应于当季“海外代表处固定资产季报表”中填报，并附情况说明。报国际部领导签批。
海外代表外应抓紧固定资产报废后的保险理赔、残值处理等项工作，保险赔款、残值收入与各项清理支出应在当季“海外代表处固定资产季报表”中分项填报，同时计算轧差额，作为总行拨入经费的调增或调减数，列入当月的经费收支月报表。
总行国际部领导签批当季固定资产报表后，由总行国际部根据轧差额调整海外代表处“预拨费用”科目。
第四章 帐簿与报表
第十条 帐簿与报表种类
各海外代表处应按不同开户行设立银行存款（含信用卡存款）日记帐，并设立现金日记帐，逐笔记载所有的款项收付事项，手中存有的旅行支票、银行本票等随时可以兑付等额现金的票据视同现金，记入现金日记帐。
每月根据银行存款日记帐与现金日记帐的记载及有关开支的原始单据和凭证，编报“经费收支月报表”，于每月的5日前将上月的报表传真报送总行国际部，报表原件随后寄总行国际部。
每季编报“海外代表处固定资产季报表”，于季度末最后一天前传真报总行国际部，原件随后邮寄总行国际部。
第十一条 经费收支月报表编报说明
经费收支月报表是以经费结存的月初余额与月末余额为主线，分项反映当月款项收付的明细表，不是一张资产负债表式的平衡表，经费收支月报表的用途，一是供总行及时掌握海外代表处经费收支情况，二是作为总行国际部进行帐务处理，列支外汇成本的原始凭证。经费收支月报表的
编报要求如下：
1．编报口径
银行存款（行次1）栏目下的期初余额和期末余额，应分别填报各开户行银行往来日记帐的月初余额与月末余额。
现金（行次6）栏目下的期初余额和期末余额应按现金日记帐月初余额与月末余额填报。
收入（行次10）栏目下本期发生栏中要分别填报；
本期总行拨付的款项金额，包括预拨的经费和专项下拨的款项；
本期收入的经费存款利息；
其他的收入金额，如固定资产清理收入。
本年累计栏中填报以上三项收入本年度以来的累计金额，表中数字要与以前各期的经费收支月报表数字相衔接。
暂付款（行次14）栏目下分别填报租房押金，设备购置预付定金等项暂付、垫付、抵押等项临时性的、日后可以收回的经费支付。本期的支付数填入本期发生栏，本期的收回数以负数填入本期发生栏。期末余额栏填报截止到本期末尚未收回的暂付款金额。
当期固定资产购置（行次18）栏目下填报本期内发生的固定资产购置支出，只填本期发生数。
费用支出（行次19）和其他支出（行次44）栏目要按有关费用项目月结单金额逐项填报，月结单应与所附单据装订在一起。
2．货币折算
以所在国货币支付的各项支出、所在国货币现金和所在国币种银行存款要同时填报原币种金额和折合美元金额，当月所用的美元对所在国货币汇率要在表中规定栏目内加以注明。
3．表间平衡关系
经费结存期末余额合计数 （第9行Ｄ列）
应等于：
经费结存期初余额合计数 （第9行Ｂ列）
加：各项收入本期增加数 （第10行Ｂ列）
减：各项暂付款本期增加数 （第14行Ｂ列）
减：当期固定资产购置本期发生数 （第18行Ｂ列）
减：经费支出本期发生额合计数 （第46行Ｂ列）
第十二条 固定资产季报表编报说明
固定资产季报表是一张综合反映海外代表处固定资产的购置、使用、折旧、报废及清理情况的报表，报表用途有两项：一是用于总行及时掌握海外代表处固定资产的增减情况和在用状况；二是做为总行进行外汇固定资产的购进、折旧、清理、核销等项帐务处理的原始凭证。
固定资产季报表的编报口径如下：
固定资产名称及件数栏目内要逐项填报，同一日期内以同一单价购进的同种固定资产可以归并填报，并注明数量。填报时应按新购固定资产、清理中固定资产和在用固定资产的顺序依次归类填报。新购固定资产填报购进价格和购进日期项目，在用固定资产填报购进价格、购进日期和已
用年数项目，清理中固定资产填报购进价格、购进日期、已用年数、报废日期项目。清理结束的固定资产，在清理结束当季一次性填报购进价格、使用情况、清理情况、净残值等栏目下的全部项目，经总行批准核销后，下期报表即不再填报该项固定资产。
购进价格栏目内要分别填报以当地货币表示的实际购进价格和按购进当时汇率折算的等值美元价格，折算的等值美元价格一经确定，在以后季度的报表中不能再作改变。直接以美元购进的，不必再折算等值的当地货币价格。
使用情况栏目内要分别填报购进日期和已经使用的年数。
清理情况栏目内除填报报废日期外，还要填报保险赔款、残值收入、清理费用的实际发生币种和金额。
净残值栏目按下列公式计算填列：
保险赔款＋残值收入－清理费用＝净残值
第五章 审计与会计档案管理
第十三条 海外代表处会计档案包括月结单及其所附原始单据、银行存款日记帐及银行对帐单、现金日记帐、各月的经费收支月报表和各季的固定资产季报表。会计档案应长期保存，超过所在国（地区）规定的会计档案保存期限后，应移交总行国际部保存。有关人员调任时应办理清点
交接手续。
第十四条 海外代表处的日常帐务审计由总行审计部委托国际部比照总行现有规定进行。日常审计可随时进行，除各海外代表处每月经费收支月报表由总行国际部领导审核批准外，每季度由国际部分管总经理组织对各海外代表处经费开支审查一次。
海外代表处负责人的离任审计由总行人事部、审计部和国际部组织进行，具体办法由总行另行规定。
第十五条 本办法由中国建设银行国际业务部负责解释。
第十六条 本办法自1996年7月1日起执行。
附件略。
1996年6月6日
政府采购合同岂能说变就变
作者：崔征 李艳娜
发表时间：2005年10月22日
来源于：中国政府采购资讯网
经济日报政府采购周刊
http://www.cgpi.com.cn
2005年10月19日,原告哈尔滨成峰亿通经贸有限责任公司（以下简称成峰亿通公司）在北京市辽海律师事务所谷辽海、陈科律师的代理下，将牡丹江大学推上了被告席，要求被告继续履行政府采购合同，赔偿因其违约行为而给成峰亿通公司造成的经济损失壹佰零捌万肆仟叁佰伍拾伍元捌角整（1084355.80元）。当天，牡丹江市中级人民法院正式立案受理。据了解，这是黑龙江省法院受理的首例政府采购合同纠纷案。
大学为何被推上被告席
原告成峰亿通公司多年来一直致力于计算机网络信息安全及计算机数据存储安全的应用及开发，通过数年的应用实施及其技术研究，总结出一整套全方位立体防毒解决方案，先后为黑龙江省公安厅、黑龙江省信息产业厅、黑龙江省保密局、哈尔滨市公安局、哈尔滨市信息产业局等国家机关提供了优质服务，得到了广大客户的广泛好评。
2005年8月10日， 牡丹江市政府采购中心接受采购人牡丹江大学的委托，对招标编号：MDJGP2005—0070的现代化办公设备及服务进行国内公开招标。原告在牡丹江政府采购网上看到招标采购信息后，即去购买了标书。按照标书的要求，原告认真地制作了投标文件，并在规定时间内递交了投标文件。同年9月7 日，在牡丹江市政府采购中心的主持下，招标编号：MDJGP2005-0070的所有投标文件准时开标。结果显示，原告在采购项目计算机（一包）、服务器（二包）、投影仪（三包）分别以中标价1，964，184元、277，430元、 356，575元的价格中标。当天，牡丹江市公证处进行了现场公证，公证人员当场宣读了公证书、中标结果合法有效等相关内容。次日，牡丹江市政府采购中心分别将中标信息在刊登在牡丹江政府采购网、中国政府采购网等权威的政府采购网站上。两天后，即9月9 日，原告与采购人就中标货物签订了政府采购合同，约定的货款总金额为2，598，189元，分别于2005年11月30日、2006年11月30日各结算百分之五十。该政府采购合同在第十七条中明确规定，本合同自签订之日起生效，合同履行过程中发生争议的解决办法是向人民法院提出民事诉讼。
原、被告双方所签的政府采购合同发生法律效力后，成峰亿通公司积极地去组织货源，开始履行合同。同年9月23日，原告与哈尔滨方正延中信息系统有限公司签订了购买435台计算机、总货款壹佰玖拾肆万贰仟贰佰柒拾元的合同，双方约定：买方中途擅自退货的应承担退货部分百分之二十的违约金。同年9月27日，原告与哈尔滨尔滨速达电子有限公司签订了计算机、投影器械等配件的购买合同，总货款贰拾柒万贰仟捌佰伍拾元整，双方约定逾期支付货款的违约金是每日千分之五，合同签订之日买方即付合同总价款的百分之三十。原告前述先后分别与两家供应商所签订的合同均自签订之日生效。
2005年9月30日，牡丹江大学未与成峰亿通公司进行任何协商，就将前述原告中标的政府采购合同内容分别与牡丹江世纪万象网络科技有限公司和牡丹江博远电脑经销有限公司签订，将先前的供应商也就是原告的法律地位进行了变更。之后，二十余天时间里，牡丹江大学再没有与原告进行任何协商，也无任何书面的、正式的解除政府采购合同的通知书给原告。正当原告准备按政府采购合同所约定的内容向牡丹江大学供货并提供相应服务时，才获悉被告已经不再需要政府采购合同所约定的内容。
被告违约缘于财政局
2005年9月29日，也就是今年的国庆节前夕，牡丹江市财政局突然向原告下达牡财行罚告字2号行政处罚告知书。其主要内容为：根据《政府采购供应商投诉处理办法》，牡丹江市财政局组成了由政府采购管理办公室负责人、政府采购特聘法律顾问、政府采购评标专家等有关人员组成的调查组，对前述公开招标项目进行了调查，认为原告与牡丹江邮政电子网络工程处存在着恶意串标行为，依据我国《政府采购法》第二十五条、第七十七条和财政部《政府采购供应商投诉处理办法》第十九条第二款的规定，认定原告在前述采购项目中存在以不正当手段恶意串通，谋取中标的行为，遂作出如下的处理决定：中标结果无效，撤销政府采购合同，处中标总金额的千分之十罚款，列入不良记录名单，在三年内禁止参加政府采购活动，罚款和收缴两项合计45，981元。如对该处罚有异议，根据我国《行政处罚法》第三十一条、第三十二条的规定，可在收到告知书3个工作日内进行陈述和申辩，逾期视为自动放弃权利。处罚决定的内容告知原告的次日，也就是2005年9月30日，牡丹江市财政局和牡丹江市政府采购中心决定当天重新招标，同一天，采购人牡丹江大学与牡丹江世纪万象网络科技有限公司、牡丹江博远电脑经销有限公司分别签订了政府采购合同。截止起诉之日，牡丹江市财政局再无任何书面的、正式的行政处罚决定书送达给原告成峰亿通公司。可是，前述行政处罚决定的内容已经开始生效。
原告将采购人牡丹江大学向牡丹江市中级人民法院提起民事诉讼的同时，也在代理律师的帮助下，向行政主体所在地的牡丹江市东安区人民法院提起了行政诉讼，将牡丹江市财政局推上了被告席。
损失惨重 京城求救
眼巴巴地看着一连串追偿合同违约场景接踵而至，原告成峰亿通公司的法定代表人谭春成董事长在束手无策、非常无奈的情况下，慕名专程来到北京，向多年从事政府采购法律制度研究的北京市辽海律师事务所主任、高级律师谷辽海先生求助。当天，谷律师即为其拨开了迷雾。
谷辽海律师说，我国《政府采购法》第四十三条明确规定，政府采购合同适用合同法的规定。根据我国《合同法》，合同生效后，当事人应当按照约定全面履行自己的义务。当事人应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。任何一方都不得擅自变更、解除、中止或终止合同。依照我国《合同法》第一百二十一条规定，当事人一方因第三人的原因造成违约的，应当向对方承担违约责任。当事人一方和第三人之间的纠纷，依照法律规定或者按照约定解决。由于我国的政府采购合同为民事合同，自采、供双方正式签订书面的政府采购合同之日起生效。合同的变更权或撤销权只能有人民法院或者仲裁机关来行使，其它任何机关均无相应的权力。政府采购合同生效后，合同的有效要件是否符合法律规定，有权行使管辖权的只能是人民法院或者仲裁机构。
谷辽海律师接着说，财政局的行政处罚决定违反了处罚法定的基本原则，所进行的行政处罚在程序上严重违法。谷律师指出了具体理由：其一，串标必须是两个以上的行为人在主观上存在着共同的故意，客观方面必须有行为人的共同行为。财政局仅仅以另一家投标供应商的投标文件与原告存在着相同之处，就认定原告存在着串标，显然是缺乏事实根据的。其二，政府采购合同生效后就排除了财政部门的行政主管，合同的有效要件是否符合法律规定，有权行使管辖权的只能是人民法院或者仲裁机构。财政局所适用的法律条款只是针对政府采购合同签订之前、缔约过程中的违法行为，财政部门才有权主管。其三，行政规章与法律相冲突的无效。我国《合同法》没有规定，行政主体有权对合同一方当事人行使处罚权，被告援引财政部的相关条款，对原告进行处罚显然是违反了处罚法定的基本原则。其四，行政处罚在程序上必须符合法律规定，即使违法行为证据确凿、事实清楚，还需要履行相应的法律程序，必须赋予行政相对人相应的救济权力，比如较大数额罚款的听证程序、行政复议、行政诉讼等，这些程序都必须履行告知义务，必须在行政处罚决定书中体现出来。
最后，谷辽海律师告诉记者，原告与被告正式签订的政府采购合同应依法受到保护。由于被告的擅自变更合同的违法行为已经给原告造成了巨额的经济损失。自从参加政府采购投标活动，两个多月以来，原告聘请多位员工制作投标文件，多位高级管理人员无数次地来回在两个城市奔波，前后支付交通住宿费、员工酬金、电话、办公等各项费用合计164046.80元；为了履行政府采购合同的义务，原告第一个签订的合同所应该承担的违约金是388454元，第二个合同已经损失货款81855元；如果能够如期地履行所中标的政府采购合同，原告至少可以获得预期利润45万元；前述四项合计1084355.80元为原告因被告的行为所致的损害事实。为此，原告根据我国《政府采购法》、《合同法》以及其他法律的有关规定提出民事诉讼。
